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        電子郵件的禮儀與禁忌
        發(fā)表時(shí)間:2011/9/23    瀏覽 4118
        大部分受雇的成年人在工作場所使用互聯(lián)網(wǎng)或電子郵件,然而,社交暗示和禮儀卻常常被忽視。

        “我們電子郵件往來了一個(gè)上午!爆旣悂啞たㄍ心幔∕aria Cutrone)說道。她是一位在巴爾的摩工作的網(wǎng)頁設(shè)計(jì)師,現(xiàn)年30歲。當(dāng)時(shí),她正同一位同事合作一個(gè)項(xiàng)目,但兩人無法見面商議。是否應(yīng)該叫客戶推遲期限以完成測試,或者他們應(yīng)該把還未完全準(zhǔn)備好的產(chǎn)品給客戶?“發(fā)送了10封電子郵件后,我真的沮喪至極。我們離解決這個(gè)問題還遠(yuǎn)著呢。我得做些什么!

        對于卡托尼來說,“做些什么”就是把郵件抄送給他們的直屬主管。“我真的覺得這樣做是對的。我以為,他會(huì)了解正在發(fā)生什么,然后介入進(jìn)來,做出我們無法做出的決定。結(jié)束爭論。”

        這樣對嗎?

        錯(cuò)了。不幸的是,卡托尼的抄送行為是自己職業(yè)生涯的一步錯(cuò)著。她的同事大怒,而主管不僅能看到兩位下屬往來的郵件內(nèi)容,還認(rèn)為卡托尼的抄送行為是一種利己和不成熟的表現(xiàn)。不久之后,卡托尼離開了這家公司,她表示自己因此很尷尬,但也更為明智。

        她以最好的意圖所做出的決定,在同事和主管看來卻是最壞的惡意。他們不認(rèn)為卡托尼這樣做有效率,而是具有破壞性;她并不友好,反而很小氣。

        據(jù)專家了解,這樣的人不止卡托尼一個(gè)。在日常溝通中,電子郵件占據(jù)了大部分——尤其是在商業(yè)領(lǐng)域。根據(jù)皮尤研究中心(Pew Research Center)的調(diào)查,大部分受雇的成年人(62%)在工作場所使用互聯(lián)網(wǎng)或電子郵件。然而,社交暗示和禮儀卻常常被忽視。

        問題似乎在于,通過電子郵件溝通能夠激起最壞的競爭行為或控制行為!斑@是一種已有的非常怪異的動(dòng)態(tài),!鼻宣悺た藸枺–herie Kerr)表示。她是EvecuProv的創(chuàng)立者,EvecuProv是一個(gè)高管指導(dǎo)研討會(huì)系列,常常從即興喜劇中汲取靈感。她還是《禮貌還是無禮:商務(wù)人士的電子郵件禮儀》(The Bliss or “Diss” Connection: Email Etiquette for the Business Professional)一書的作者!叭藗儠(huì)通過電子郵件做或說自己在當(dāng)面不會(huì)說或做的事情。如果面對面交談,他們絕對不會(huì)拉來上司介入;但是,電子郵件溝通無需看著對方的眼睛,這就讓人有膽量以競爭或傲慢的方式行事!

        “電子郵件剛剛興起之時(shí),艾米莉·波斯特(Emily Post)還沒出現(xiàn)!爆斏ひ粮∕arsha Egan)同意地說道。她著有《收件箱排毒及優(yōu)秀電子郵件的習(xí)慣》(Inbox Detox and the Habit of Email Excellence)。波斯特是美國禮儀專家,以《社交規(guī)范藍(lán)皮書》為所謂的“美國風(fēng)范”建立起一套標(biāo)準(zhǔn)。“因此,人們得建立自己的規(guī)則。甲覺得完全沒問題的行為,在乙看來可能會(huì)覺得無禮。也就是說,一切禮儀的基礎(chǔ)都是尊重。”伊根表示,卡托尼決定將老板拉入自己與同事的分歧之中,這種行為就缺乏尊重。

        伊根和克爾以卡托尼的失誤及其他嚴(yán)重的電子郵件失禮行為為例,解釋了為什么即便是最好的意圖也會(huì)被誤讀,以及可能的話,有什么更好的解決方式。

        罪行1:當(dāng)你同一位同事進(jìn)行電子郵件交流時(shí),對方悄悄地將郵件抄送給一位上司,致使沖突升級(jí)。
        伊根表示,這事關(guān)尊重:“事情就是,她不夠尊重自己的同事,沒有提前告訴對方,自己要將老板拉入郵件對話中!笨藸枌Υ松畋碣澩!叭绻胍徒o某人,應(yīng)該坦承這一點(diǎn),因?yàn)檫@可能會(huì)反過來傷到自己!彼f道。在我沒有告知她詳情前,克爾就憑直覺清楚了卡托尼的困境!叭绻蚋邔印瘏R報(bào)的行為被同自己郵件溝通的人知道了,就會(huì)引起摩擦和不信任。坦承相待,”她說道,“并且保持優(yōu)雅。”

        罪行2:設(shè)置自動(dòng)回復(fù),如“感謝您的來信。我的電郵很多,但是我會(huì)認(rèn)真閱讀每一封郵件!如果方便,我會(huì)盡快回復(fù)!

        克爾和伊根都認(rèn)為這是一項(xiàng)禁忌!耙恢笔褂米詣(dòng)回復(fù)可能被視為無禮和傲慢的行為,即便你是出于好意,”伊根表示。設(shè)置自動(dòng)回復(fù)的人也許認(rèn)為,自己在很禮貌地提醒對方,可能回復(fù)會(huì)比較慢;但是它會(huì)給人一種居高臨下的印象!斑@是一種非常冷淡的交往方式,”克爾說道!白詣(dòng)回復(fù)郵件應(yīng)該只在自己外出度假或無法回復(fù)郵件的時(shí)候使用,因?yàn)槟阍诼眯谢蛴惺裁词!自?dòng)回復(fù)會(huì)疏遠(yuǎn)彼此,有誰想這樣?”

        罪行3:立即跟進(jìn)想要確保同事或客戶已經(jīng)收到并閱讀了自己的郵件——打電話或發(fā)送電子郵件似乎是了解情況的合理方式。對嗎?又錯(cuò)了!胺磸(fù)跟進(jìn)確認(rèn)的人,”伊根嘆息道!斑@種人給你發(fā)了一封電郵,10分鐘后就打電話來確認(rèn)你已經(jīng)收到了!彼Q之為誘捕或“抓到你了”之舉!斑@種行為在商業(yè)中不起作用。它類似于發(fā)送郵件并致電跟進(jìn)。”伊根表示,正確的禮儀應(yīng)該是在發(fā)送郵件前致電說明!白寣Ψ街滥阋l(fā)送的郵件內(nèi)容和時(shí)間!彼硎,這樣對方不僅更可能做出回復(fù),而且更可能第一時(shí)間閱讀你的郵件。

        卡托尼和伊根都認(rèn)為,尊重是底線,也是黃金法則。停下來,設(shè)身處地地想想,如果你是收件方,收到自己這樣的郵件會(huì)有什么反應(yīng)?你會(huì)高興嗎?會(huì)受到鼓舞嗎?或者會(huì)覺得受到了侮辱和委屈?

        如果是后者,那么請反省自身。因?yàn),盡管電子郵件能夠保護(hù)我們遠(yuǎn)離可怕的面對面交流,但是它也有一定的設(shè)計(jì)缺陷,能讓使用者變得傲慢、自私甚至邪惡。

        一切盡在電郵中。


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